Semesterlagen för arbetsgivare: semesterdagar, semestertillägg och sparade dagar

Semesterlagen (1977:480) reglerar semesterdagar, semesterlön och semesterersättning för alla anställda i Sverige, oavsett om arbetsgivaren har kollektivavtal eller inte. Lagen är tvingande till den anställdas fördel: enligt 2 § är ett avtal som inskränker den anställdas rättigheter enligt lagen ogiltigt i den delen, om inte lagen själv öppnar för avvikelsen. Den här guiden går igenom det svenska arbetsgivare oftast räknar fel på: hur många semesterdagar en anställd har rätt till, vilken av de två modellerna för semesterlön som gäller, hur semestertillägget räknas ut, hur många dagar som får sparas, och vad som händer med semesterdagarna när en anställd slutar.

TL;DR

• En anställd har rätt till 25 semesterdagar varje semesterår — men bara fem om anställningen påbörjas efter den 31 augusti under semesteråret (4 §). Semesteråret och intjänandeåret löper båda 1 april–31 mars, inte kalenderåret (3 §).
• Betalda semesterdagar räknas ut som anställningsdagar under intjänandeåret ÷ det faktiska antalet dagar i intjänandeåret (inte en fast siffra på 365) × 25, avrundat uppåt (7 §).
• Sammalöneregeln ger 0,43 % semestertillägg per betald dag utöver oavkortad lön (16 a §); procentregeln ger 12 % av förfallen lön under intjänandeåret (16 b §) och är obligatorisk i de fem fall som räknas upp i 16 § andra stycket.
• Dagar utöver 20 betalda semesterdagar får sparas till senare år och ska läggas ut inom fem år (18 §).
• När en anställd slutar ska outtagen semester betalas ut som semesterersättning enligt samma modell som gällde under anställningen (29 §), senast en månad efter anställningens upphörande (30 §).

Vill du räkna ut betalda semesterdagar och semesterlön för en specifik anställd är det snabbast med räknaren: semesterdagar-räknare. Den följer exakt samma formler som den här guiden, inklusive det faktiska antalet dagar i intjänandeåret.

Hur många betalda semesterdagar har en anställd rätt till?

4 § semesterlagen är kort och tydlig: “En arbetstagare har rätt till tjugofem semesterdagar varje semesterår.” Det är en lägstanivå enligt lag — ett kollektivavtal kan ge fler dagar, aldrig färre.

Samma stycke innehåller det undantag som oftast missas vid rekrytering sent på året: “Om anställningen påbörjas efter den 31 augusti under semesteråret, har arbetstagaren rätt till endast fem semesterdagar.” Eftersom semesteråret börjar 1 april träffar regeln alla som börjar från och med 1 september till och med 31 mars.

Rätten till 25 dagars ledighet är dock inte samma sak som rätten till 25 betalda dagar. 7 § räknar fram betalda semesterdagar separat:

betalda semesterdagar = (anställningsdagar under intjänandeåret − obetald, ej semesterlönegrundande frånvaro) ÷ antalet dagar under intjänandeåret × 25, avrundat uppåt till närmaste hela dag

Två saker sticker ut. Nämnaren är det faktiska antalet dagar i intjänandeåret — 365 eller 366 beroende på om en 29 februari faller inom perioden — inte en fast siffra på 365, vilket är den vanligaste förenklingen i improviserade Excel-mallar. Och avrundningen sker alltid uppåt, till den anställdas fördel.

En anställd som varit anställd hela intjänandeåret utan obetald, ej semesterlönegrundande frånvaro får 25 betalda dagar.

Ta en anställd som börjar den 1 oktober 2025. Under det pågående semesteråret 1 april 2025–31 mars 2026 har hen rätt till fem semesterdagar, eftersom anställningen påbörjades efter den 31 augusti (4 §). Nästa semesterår, 1 april 2026–31 mars 2027, gäller de fulla 25 dagarnas ledighet, men bara 13 av dem är betalda: 182 anställningsdagar under intjänandeåret ÷ 365 × 25 = 12,47, avrundat uppåt. De återstående 12 dagarna blir obetald semester om inget annat avtalats.

Sammalöneregeln eller procentregeln — vilken gäller?

Svensk semesterlön beräknas på ett av två sätt, och att blanda ihop dem är det vanligaste löneadministrativa felet i den här lagen.

Sammalöneregeln (16 a §) är utgångspunkten för en anställd med fast månadslön: lönen fortsätter oförändrad under semestern, och utöver den betalas ett semestertillägg på 0,43 % av månadslönen per betald semesterdag. Två detaljer i samma paragraf ändrar beloppet och glöms ofta bort: fasta lönetillägg ska läggas till månadslönen innan semestertillägget räknas ut, och för eventuella rörliga lönedelar är semesterlönen 12 % av den sammanlagda förfallna rörliga lönen under semesteråret.

Procentregeln (16 b §) ger i stället semesterlön som 12 % av den lön som förfallit till betalning under intjänandeåret. Den används normalt för anställda utan fast månadslön — till exempel timanställda eller anställda med rörlig lön som inte fångas av sammalöneregeln.

Skillnaden är inte valfri i alla lägen. 16 § andra stycket räknar upp fem fall där procentregeln är obligatorisk, även för en månadsavlönad:

1. lön som inte är bestämd per vecka eller månad,
2. lön som regelbundet består av en fast och en rörlig del, där den rörliga delen kan uppskattas till minst tio procent av den sammanlagda lönen under semesteråret,
3. sysselsättningsgrad som har varierat under intjänandeåret,
4. sysselsättningsgrad som har ändrats mellan intjänandeåret och semestertillfället,
5. frånvaro under intjänandeåret av skäl som inte är semesterlönegrundande — dock inte om frånvaron pågått i samma omfattning under hela intjänandeåret och pågår i den omfattningen vid semestertillfället.

Punkt 2 är den som oftast förbises: provision, OB-tillägg och bonus passerar tiondelen snabbare än man tror. Skälet bakom hela uppräkningen är att 0,43 % av en aktuell månadslön inte speglar vad som faktiskt tjänades in under ett år med annan sysselsättningsgrad eller rörlig lön — sammalöneregeln skulle ge fel belopp. Arbetsgivaren får dessutom alltid välja procentregeln frivilligt enligt 16 § första stycket. Att låta lönesystemet fortsätta använda sammalöneregeln per automatik är en systematisk felkälla, inte en engångsmiss.

Semestertillägg 0,43 procent — hur räknar man?

Semestertillägget under sammalöneregeln räknas ut per betald semesterdag: 0,43 % av månadslönen, gånger antalet betalda semesterdagar.

Exempel: en anställd med månadslön 30 000 kr, inga fasta lönetillägg och ingen rörlig lön, med 25 betalda semesterdagar, får ett semestertillägg på 25 × 0,0043 × 30 000 kr = 3 225 kr, utöver den oavkortade månadslönen som redan betalas ut under semestern. Semestertillägget är alltså ett tillägg, inte en ersättning som ska dras av mot lönen. Finns fasta lönetillägg ska de räknas in i underlaget först, och finns rörlig lön tillkommer 12 % på den delen.

För veckoavlönade anställda är motsvarande sats 1,82 % av veckolönen per betald semesterdag, enligt samma paragraf. Den här guiden och räknaren fokuserar på månadsavlönade, eftersom det är den vanligaste löneformen bland svenska SMB-arbetsgivare.

Hur många semesterdagar får en anställd spara?

En anställd som för ett semesterår har rätt till fler än 20 betalda semesterdagar får spara de överskjutande dagarna till ett senare semesterår, enligt 18 § semesterlagen: “…som under ett semesterår har rätt till mer än tjugo semesterdagar med lön, får spara en eller flera sådana överskjutande dagar…”

Med lagens lägstanivå på 25 dagar ger det upp till 5 sparbara dagar per semesterår. Ett kollektivavtal som ger fler semesterdagar än 25 ökar motsvarande sparutrymme.

18 § andra stycket sätter den yttre gränsen: “En sparad semesterdag ska läggas ut inom fem år från utgången av det semesterår då den sparades, om inte annat följer av 20 § andra stycket.” Undantaget i 20 § andra stycket låter arbetsgivaren och den anställda komma överens om att skjuta upp dagarna till det sjätte året, om ett uttag det femte året skulle innebära betydande olägenhet.

18 § tredje stycket lägger till en regel som ofta bryts i praktiken: nya dagar får inte sparas under ett semesterår då sparade dagar tas ut. Sparade dagar ska därför hållas isär från årets nya intjäning i löneunderlaget — annars blir det omöjligt att i efterhand se vilka dagar som riskerar att förfalla först.

Vad gäller för semesterlön utan kollektivavtal?

Semesterlagen gäller oavsett om företaget har kollektivavtal eller inte, och är enligt 2 § tvingande till den anställdas fördel. Utan kollektivavtal har en anställd rätt till exakt det lagen ger: 25 semesterdagar, betald semester enligt 7 §:s formel, semestertillägg 0,43 % under sammalöneregeln eller 12 % under procentregeln, och rätt att spara dagar utöver 20 enligt 18 §.

Det som saknas utan kollektivavtal är sådant kollektivavtal brukar lägga till utöver lagens lägstanivå — fler semesterdagar, en annan beräkning av semesterlönen, eller lönerelaterade förmåner som saknar egen grund i semesterlagen. Att inte ha kollektivavtal är alltså inte samma sak som att inte ha semesterregler: lagen fyller hela utrymmet på egen hand. Den frågan hänger ihop med en större fråga — om arbetsgivaren överhuvudtaget måste teckna kollektivavtal — som vi går igenom separat i guiden Måste man ha kollektivavtal som arbetsgivare?.

Vad händer med semesterdagarna när en anställd slutar?

När en anställd slutar ska outtagen semester enligt 28 § betalas ut som semesterersättning i stället för ledighet — för all semester som ännu inte tagits ut eller ersatts, både från tidigare intjänandeår och från det pågående, ännu inte avslutade intjänandeåret.

Semesterersättningen räknas fram enligt 29 § efter samma modell som gällde under anställningen: sammalöneregeln eller procentregeln. Sparade dagar värderas som om de tagits ut under det semesterår då anställningen upphörde.

Tidsfristen står i 30 §: semesterersättningen ska betalas ut “utan oskäligt dröjsmål och senast en månad efter anställningens upphörande”. Lagen kräver alltså inte att den ligger på sista lönekörningen, men en månad är en yttersta gräns, inte en normal handläggningstid.

Ett vanligt fel är att bara räkna semesterersättning för det senast avslutade intjänandeåret och glömma den proportionella andelen som hunnit tjänas in under det pågående intjänandeåret fram till sista anställningsdagen. Räkna alltid ut båda delarna innan slutlönen skickas.

Semesterlagens nyckeltal i en tabell

Räkna ut talen för en specifik anställd med semesterdagar-räknaren — den implementerar hela tabellen ovan, inklusive den korrekta nämnaren i 7 §:s formel.

Hur hjälper Taito.ai med semesterhanteringen?

De vanligaste felen ovan uppstår sällan för att arbetsgivaren inte känner till lagen. De uppstår för att semestersaldon, intjänandeperioder och gränsen mellan sammalöneregeln och procentregeln lever i ett kalkylblad där varje anställd är en manuellt underhållen rad — och där 1 april-gränsen, den korrekta nämnaren i 7 § eller 20-dagarsgränsen för sparade dagar inte är modellerad någonstans.

Taito.ai är ett people operations-system som håller de här reglerna på ett ställe: semesterpolicyer är definierade som regler i systemet, saldon uppdateras enligt dem, och varje anställds intjäning, uttagna semester och kvarvarande saldo går att se utan ett separat kalkylblad.

Taito.ai är ingen juridisk rådgivning och bevakar inte lagändringar åt dig — att hålla koll på semesterlagen och ditt kollektivavtal är fortfarande arbetsgivarens ansvar. Det Taito.ai sköter är den del ett kalkylblad sköter sämst: att tillämpa policyerna konsekvent på varje anställd, varje månad.

Testa formlerna i den här guiden på en specifik anställd med semesterdagar-räknaren, och lagens fulla text finns hos Riksdagen.