Blogi/Oppaat
Taustatarkistukset ja yksityisyyden suoja työelämässä: työnantajan opas
Työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja — eikä suostumus laajenna sitä. Mitä saa selvittää, mitä ei, ja kuka maksaa.
Rekrytoidessa tekee mieli selvittää mahdollisimman paljon. Suomen laki kulkee toiseen suuntaan: saat käsitellä vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja — eikä hakijan luvan kysyminen laajenna sitä.
Juuri tämä viimeinen kohta yllättää. Työsuojeluhallinnon mukaan tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa edes työntekijän suostumuksella. Suostumuslomake ei muuta kiellettyä tarkistusta sallituksi. Se ei ole avain.
Säännöt ovat laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004), joka kulkee tietosuoja-asetuksen rinnalla eikä korvaudu sillä.
- Saat käsitellä vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja — hakijan suostumus ei laajenna tätä.
- Vanhentuneita, virheellisiä tai tarpeettomia tietoja ei saa säilyttää, ja tiedot on kerättävä ensi sijassa hakijalta itseltään.
- Luottotietoja saa pyytää vain, jos tehtävä edellyttää sekä erityistä luotettavuutta että mahdollisuutta laittoman taloudellisen hyödyn tavoitteluun, ja lisäksi täyttyy yksi seitsemästä luetellusta ehdosta — vain jo valitulta hakijalta.
- Työnantaja maksaa aina huumausainetestin, ja sitä saa vaatia vain jo valitulta hakijalta — ei koskaan hakemus- tai haastatteluvaiheessa.
- Huumausainetestaus edellyttää kirjallista päihdeohjelmaa ja tehtävien käsittelyä yhteistoimintamenettelyssä ennen kuin todistusta voi vaatia.
- Terveystietoja saa käsitellä vain sairausajan palkkaa varten, poissaolon perusteen selvittämiseksi tai työntekijän omasta pyynnöstä — rekisteriä niistä ei saa koota.
Mikä on “välittömästi tarpeellista”?
Tiedot, jotka liittyvät osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen, työnantajan tarjoamiin etuuksiin tai työtehtävien erityisluonteeseen. Kaikki tämän ulkopuolinen on kiellettyä, suostumuksella tai ilman.
- Määrittele etukäteen. Jo keräämisen suunnittelun yhteydessä on määriteltävä, miksi kerääminen on tarpeellista tehtävän hoitamiseksi ja mitä käyttötarkoitusta varten tietoja kerätään. Arvio tehdään kussakin tapauksessa erikseen.
- Nimeä käsittelijät. On määriteltävä etukäteen, kenen työtehtäviin henkilötietojen käsittely kuuluu.
- Älä säilytä turhaa. Vanhentuneita, virheellisiä tai tarpeettomia tietoja ei saa säilyttää, eikä vanhentuneita tietoja työntekijöistä saa pitää työpaikalla.
Kerää ensi sijassa henkilöltä itseltään. Muualta kerääminen edellyttää yleensä suostumusta — poikkeuksia on kaksi: viranomainen luovuttaa tietoja laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi, ja luotto- tai rikosrekisteritietojen hankkiminen lain mukaisilla perusteilla luotettavuuden selvittämiseksi.
Seuraavaksi: katso rekrytointijärjestelmääsi ja kysy, mitä siellä on kahden vuoden takaisista hylätyistä hakijoista. Jos et osaa nimetä käyttötarkoitusta, tiedon ei kuulu olla siellä.
Milloin luottotietoja saa pyytää?
Harvoin, eikä koskaan rutiinitarkistuksena. Kahden ehdon on täytyttävä yhtä aikaa, ja lisäksi vähintään yhden alla luetellun tehtäväehdon on täytyttävä:
| Vaatimus | Mitä pitää täyttyä |
|---|---|
| Perusehto (molemmat vaaditaan) | Tehtävät edellyttävät erityistä luotettavuutta |
| Perusehto (molemmat vaaditaan) | Tehtäviin liittyy mahdollisuus laittoman taloudellisen hyödyn tavoitteluun |
| Tehtäväehto (vähintään yksi vaaditaan) | Päätäntävaltaa tai itsenäistä harkintavaltaa tehdä merkittäviä taloudellisia sitoumuksia |
| Tehtäväehto (vähintään yksi vaaditaan) | Taloudellisesti merkittävien luottojen myöntämistä ja valvontaa |
| Tehtäväehto (vähintään yksi vaaditaan) | Oikeus saada tietoa työnantajan tai tämän asiakkaan suojatuista liike- ja ammattisalaisuuksista |
| Tehtäväehto (vähintään yksi vaaditaan) | Oikeus käyttää tietojärjestelmää, jonka avulla voidaan käsitellä varoja |
| Tehtäväehto (vähintään yksi vaaditaan) | Arvoltaan merkittävän rahamäärän, arvopapereiden tai arvoesineiden käsittelyä olennaisena osana ja ilman välitöntä valvontaa |
| Tehtäväehto (vähintään yksi vaaditaan) | Omaisuuden vartiointia |
| Tehtäväehto (vähintään yksi vaaditaan) | Pääsääntöisesti valvomatonta työskentelyä yksityiskodissa |
Luottotietoja saa pyytää vain tehtävään jo valitulta hakijalta tai saman työnantajan palveluksessa tehtävää vaihtavalta työntekijältä — ei kärkiehdokkaiden joukolta. Henkilölle pitää kertoa, että tehtävään liittyy luottotietojen selvittäminen. Ja työnantaja vastaa kustannuksista, vaikka työntekijä itse toimittaisi tiedot pyynnöstä. Jos hankit tiedot itse, on ilmoitettava mistä rekisteristä ne on saatu.
Seuraavaksi: kirjaa ennen luottotietojen pyytämistä, mikä seitsemästä tehtäväehdosta täyttyy — jos et osaa nimetä yhtäkään, tarkistusta ei saa tehdä.
Milloin huumausainetestiä saa vaatia?
Tietyin ehdoin, eikä koskaan hakemus- tai haastatteluvaiheessa. Oikeus käsitellä huumausainetestitietoja kohdistuu vain tehtävään valittuun hakijaan, joten todistusta ei voi pyytää hakemuksen tai haastattelun yhteydessä.
Kaksi edellytystä on oltava kunnossa ensin:
- työnantajalla tulee olla työterveyshuoltolaissa tarkoitettu kirjallinen päihdeohjelma, ja
- todistuksen käsittelyyn oikeuttavat työtehtävät on käsiteltävä yhteistoimintamenettelyssä
Testien käyttämisestä on sovittava työterveyshuollon kanssa tehtävässä päihdeohjelmassa. Hakijalle on ilmoitettava ennen työsopimuksen tekemistä — tai työntekijälle ennen työehtojen muuttamista — että tehtävät vaativat todistuksen.
Tehtävän itsessään on edellytettävä tarkkuutta, luotettavuutta, itsenäistä harkintakykyä tai hyvää reagointikykyä, ja lisäksi on täytyttävä ehto, joka liittyy huumeiden vaikutuksen alaisena työskentelyn aiheuttamaan riskiin.
Silloinkin rajat ovat tiukat: saat käsitellä ja rekisteröidä ainoastaan todistuksessa annetut tiedot, ja niitäkin vain työntekijän suostumuksella. Työnantaja vastaa testin kustannuksista.
Seuraavaksi: jos teetät huumausainetestejä, tarkista että kirjallinen päihdeohjelma on olemassa ja että tehtävät on käyty läpi yhteistoimintamenettelyssä. Ilman molempia testauksella ei ole perustaa.
Entä terveystiedot?
Terveydentilatiedot ovat tietosuoja-asetuksen erityisiä henkilötietoja, ja niiden keräämisen ja käsittelyn tulee olla välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellista. Käsittely on sallittua, jos se on tarpeen:
- sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien etuuksien suorittamiseksi
- sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy
- työntekijän nimenomaisesta pyynnöstä, kun hän haluaa työkykynsä selvitettävän
Näiden ulkopuolella vain siinä laajuudessa kuin muualla laissa säädetään. Eikä työntekijän suostumuksellakaan saa kerätä ja käsitellä tietoja lain vastaisesti.
Sairaustiedoista ei saa koota rekisteriä. Rekisteriä saa pitää vain terveydenhuollon toimija, esimerkiksi työterveyshuolto.
Työterveyshuolto ei luovuta tietojaan sinulle. Se ei saa luovuttaa työnantajalle rekisteristään terveydentilatietoja, ellei työntekijä anna nimenomaista suostumustaan tai laissa erikseen säädetä.
Työhön soveltuva -lausunnossa ei ole terveystietoja. Jos edellytät lausuntoa työhöntulotarkastuksen yhteydessä, siihen ei saa merkitä tietoja terveydestä. Työterveyshuolto saa kertoa vain, onko henkilö tehtävään soveltuva vai ei, tai onko soveltuvuudelle rajoituksia. Ei sitä miksi.
Vain nimetyt henkilöt saavat käsitellä terveydentilatietoja. Sairausajan palkka itsessään käsitellään kohdassa Kuka maksaa sairausajan palkan ja kuinka pitkään?
Seuraavaksi: tarkista kuka organisaatiossasi pystyy tällä hetkellä avaamaan sairauspoissaolomerkinnän. Jos vastaus on “kuka tahansa jolla on HR-oikeudet”, rajaa se ja kirjaa nimet ylös.
Mitä oikeuksia hakijalla on?
Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa käsittelystä, saada pääsy tietoihin, oikaista tietoja, poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, vastustaa käsittelyä ja olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Yksi varaus on työelämässä olennainen. Kaikkia oikeuksia ei voi käyttää kaikissa tilanteissa — tilanteeseen vaikuttaa se, millä perusteella tietoja käsitellään, ja työelämän käsittelytilanteet ovat useimmiten lakisääteisiä. Silloin esimerkiksi oikeutta tulla unohdetuksi tai vastustusoikeutta ei voida soveltaa. “Poistimme kaiken pyynnöstä” ei siis automaattisesti ole oikea vastaus sekään.
Työnantajan on silti toteutettava asianmukaiset toimenpiteet näiden oikeuksien toteuttamiseksi ja helpotettava niiden käyttämistä.
Seuraavaksi: tarkista, luetellaanko hakijoille suunnatussa tietosuojaselosteessanne nämä oikeudet ja onko nimetty, kuka organisaatiossanne käsittelee oikeuden käyttämistä koskevan pyynnön.
Miten Taito.ai auttaa tässä?
Taito.ai on people operations -järjestelmä. Se pitää työsuhdetiedot yhdessä paikassa määritellyin käyttöoikeuksin, jolloin tieto siitä, kuka tiedot näkee ja miksi niitä yhä säilytetään, on aina ajan tasalla.
Lähteet
- Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004
- Työsuojeluhallinto — yksityisyyden suoja
- Luottotietojen pyytäminen
- Huumausainetestit
- Terveystietojen käsittely
- Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
Vastuuvapauslauseke
Taito.ai ei anna oikeudellista, vero- tai kirjanpitoneuvontaa. Tämä artikkeli on yleistä tietoa laista sellaisena kuin se oli edellä mainittuna päivänä, ei neuvo omaan tilanteeseesi eikä korvaa sellaista. Määrät ja rajat muuttuvat. Tarkista asia pätevältä neuvonantajalta ennen kuin toimit tämän tiedon perusteella.