Vuosilomien ja poissaolojen seuranta Suomessa: työnantajan opas

Suomen vuosilomalaki antaa työntekijälle 24 tai 30 arkipäivää lomaa vuodessa työsuhteen keston mukaan. Työnantajia yllättää kuitenkin eniten se, miten päivät lasketaan. Vuosilomalain (162/2005) mukaan lauantai on arkipäivä, joten yksi lomaviikko kuluttaa kuusi lomapäivää eikä viittä. Yhdessä pakollisen kesälomakauden ja kahden kertymisvauhdin kanssa tästä tulee enemmän liikkuvia osia kuin useimmissa Euroopan maissa.

Tiivistelmä

• Lomaa kertyy 2 arkipäivää kuukaudessa kunnes työsuhde on kestänyt vuoden 31.3. mennessä, ja 2,5 sen jälkeen — lomanmääräytymisvuosi on 1.4.–31.3. Tätä anteliaampi kertymä tulee työehtosopimuksesta, ei laista
• Lauantaisääntö tarkoittaa, että yksi lomaviikko kuluttaa 6 lomapäivää; 30 päivän oikeudella saa täsmälleen 5 viikkoa
• Kesäloma (vähintään 24 arkipäivää) on annettava 2.5.–30.9.
• Sairausajan palkka: sairastumispäivä ja 9 arkipäivää eli 10 arkipäivää yhteensä; sen jälkeen Kela enintään 300 arkipäivältä
• Työaikakirjanpito koskee kaikkia, eikä toimihenkilöpoikkeusta ole; kirjanpito on säilytettävä vähintään kaksi vuotta kuluvan kalenterivuoden päättymisen jälkeen
• Yhdenvertaisuussuunnitelma on pakollinen 30 työntekijästä alkaen

Kuinka paljon lomaa lain mukaan kertyy?

Lomaa kertyy sinulle kahdella vauhdilla, ei kolmella — vuosilomalain (162/2005) mukaan:

• Työsuhde kestänyt alle vuoden 31.3. mennessä: 2 arkipäivää kuukaudessa (24 päivää vuodessa)
• Työsuhde kestänyt vähintään vuoden 31.3. mennessä: 2,5 arkipäivää kuukaudessa (30 päivää vuodessa)

Lakisääteistä kolmatta porrasta ei ole. Kolmen päivän tai 36 päivän kertymä pitkästä palvelusuhteesta on olemassa joillakin aloilla, mutta se tulee työehtosopimuksesta eikä laista — työsuojeluhallinto toteaa suoraan, että työehtosopimuksessa on voitu sopia vuosilomalakia pidemmästä lomasta. Jos sovellat kolmatta porrasta, tarkista mistä sopimuksesta se tulee.

Mittaat rajan lomanmääräytymisvuoden päättyessä 31.3., et työntekijäsi aloituspäivästä. Kesäkuussa aloittanut ei ole ollut työsuhteessa vuotta seuraavana 31.3., joten koko kausi kertyy alemmalla vauhdilla. Pyöristä puolikkaat lomapäivät aina ylöspäin työntekijän eduksi.

Valitset kertymissäännön sopimuksen mukaisesta työpäivien määrästä, et osa-aikaisuudesta:

• 14 päivän sääntö on pääsääntö: täysi lomanmääräytymiskuukausi on kalenterikuukausi, jossa on vähintään 14 työpäivää tai työssäolon veroista päivää.
• 35 tunnin sääntö on poikkeus, ja se koskee vain niitä, joilla sopimuksen mukaan on niin vähän työpäiviä ettei 14 päivää täyty lainkaan tai täyttyy vain osassa kuukausia.

Jos työntekijäsi tekee viisi lyhyttä päivää viikossa, hän pysyy 14 päivän säännössä. Kahtena tai kolmena päivänä viikossa työskentelevä kuuluu 35 tunnin sääntöön. Jos kumpikaan raja ei täyty koskaan, vuosilomaa ei kerry lainkaan, mutta työntekijälläsi on oikeus kahteen palkattomaan vapaapäivään kuukaudessa ja lomakorvaukseen.

Viikko- ja kuukausipalkkaisten lomapalkka on normaali palkka — erillistä lisää ei makseta, toisin kuin Ruotsin semestertillägg. Tunti- ja suorituspalkkaisilla laskenta on eri: joko keskipäiväpalkka kertaa lakisääteinen kerroin tai 9 tai 11,5 prosenttia vuoden palkasta. Tarkista, kumpaa kaavaa palkanlaskentasi käyttää tunti- ja suorituspalkkaisille ennen kuin raja siirtää heidät 9 prosentista 11,5 prosenttiin.

Miten lomanmääräytymisvuosi toimii?

Lomanmääräytymisvuosi on 1.4.–31.3. Sinä aikana kertynyt loma pidetään seuraavalla lomakaudella.

Loma jakautuu kahteen osaan:

• Kesäloma: vähintään 24 arkipäivää on annettava lomakaudella 2.5.–30.9. Sinä päätät päivät; ikkunan asettaa laki.
• Talviloma: loput on annettava ennen seuraavan lomakauden alkua.

Molemmat annetaan yhdenjaksoisina, ellei työn käynnissä pitäminen välttämättä vaadi 12 arkipäivää ylittävän kesäloman osan jakamista. Loman ajankohdasta on ilmoitettava vähintään kuukautta ennen, tai kaksi viikkoa jos kuukausi ei ole mahdollinen.

Lauantaisääntö. Tämä on Suomen vuosilomalain väärinymmärretyin kohta. Arkipäivä on muu päivä kuin sunnuntai, kirkollinen juhlapäivä, itsenäisyyspäivä, jouluaatto, juhannusaatto, pääsiäislauantai ja vapunpäivä. Lauantai ei ole listalla, joten se kuluttaa lomapäivän riippumatta siitä tekeekö työntekijä koskaan lauantaitöitä. Yksi lomaviikko kuluttaa 6 päivää. 30 päivän oikeudella saa täsmälleen 5 viikkoa. Kun joku sanoo haluavansa “kaksi viikkoa lomaa”, saldosta kuluu 12 päivää eikä 10.

Monikansallisissa tiimeissä tämä synnyttää hiljaisen eron: yhteinen taulukko, joka seuraa lomia maiden yli, laskee suomalaiset saldot joka kerta väärin.

Kun sairaus keskeyttää loman. Jos synnytyksestä, sairaudesta tai tapaturmasta johtuva työkyvyttömyys alkaa jo alkaneen loman aikana, työntekijä voi pyytää kuusi lomapäivää ylittävien työkyvyttömyyspäivien siirtämistä (vuosilomalaki 162/2005, 25 §). Nuo kuusi ensimmäistä ovat omavastuupäiviä, eivätkä ne saa vähentää oikeutta neljän viikon vuosilomaan. Jos työkyvyttömyys alkaa ennen loman alkua, koko loma siirretään pyynnöstä ilman omavastuuta. Siirretty kesäloma annetaan lomakaudella ja siirretty talviloma ennen seuraavan lomakauden alkua; jos se ei ole mahdollista, loma siirtyy seuraavalle kalenterivuodelle.

Loman säästäminen myöhemmäksi. Tätä ohjaa kaksi eri kynnystä (27 §):

Säästövapaa pidetään työntekijän määrääminä kalenterivuosina. Jos ajankohdasta ei päästä sopimukseen, hänen on ilmoitettava sen pitämisestä neljä kuukautta ennen alkamispäivää.

Seuraavaksi: tarkista, erottaako lomaseurantanne 18 päivän sopimuskynnyksen 24 päivän yksipuolisesta kynnyksestä. Yhtenä sääntönä käsiteltynä vastaus menee väärin molempiin suuntiin.

Mitä työehtosopimus lisää?

Kun työehtosopimus sitoo sinua, tavallisimmat lisäykset lomiin ovat työsuhteen keston mukaan porrastetut pidemmät sairausajan palkanmaksujaksot, joustotyöajan laskennan täsmennykset ja lakisääteistä 40 tuntia lyhyempi viikko. Suomessa on yleissitovien työehtosopimusten järjestelmä: sinun on sovellettava vähintään alasi edustavaksi katsotun sopimuksen vähimmäisehtoja riippumatta siitä, kuulutko työnantajaliittoon.

Yksi termikorjaus on paikallaan, koska sanat menevät jatkuvasti ristiin: kyse on yleissitovuudesta. Normaalisitovuus tarkoittaa päinvastaista — sitoutumista siksi että on allekirjoittajaliiton jäsen.

Teknologia-alan vastaus ei ole itsestään selvä. Yleissitovuus vahvistetaan sopimuskohtaisesti lautakunnassa, eivätkä tulokset noudata intuitiota:

Ohjelmisto- tai konsultointiyrityksellä ei siis yleensä ole yleissitovaa työehtosopimusta, kun taas televiestinnässä, verkonrakentamisessa ja yhteyskeskustoiminnassa on. Koska testi on työntekijän tosiasiassa tekemä työ eikä toimialamerkintä, ohjelmistotaloksi itseään kutsuva yritys joka pyörittää yhteyskeskusta ei voi nojata päätökseen 6/2022.

Se että olettaa yrityksen olevan sopimusten ulkopuolella tarkistamatta, on tavallinen alkuvaiheen virhe. Tarkista Finlex-vahvistus yllä olevaa taulukkoa vasten ennen kuin oletat kumpaankaan suuntaan — koko kuva on kohdassa Mikä työehtosopimus sitoo yritystäsi?

Miten sairausajan palkka toimii?

Kun työntekijä sairastuu, maksat sairastumispäivältä ja sitä seuraavilta yhdeksältä arkipäivältä — kymmeneltä arkipäivältä yhteensä, lauantait mukaan lukien. Täysi palkka koskee vähintään kuukauden kestäneitä työsuhteita; sitä lyhyemmissä oikeus on 50 prosenttiin palkasta samalta ajalta.

Sen jälkeen Kela maksaa sairauspäivärahaa enintään 300 arkipäivältä.

Työnantajan kannalta olennaista:

• Velvollisuus alkaa ensimmäisestä poissaolopäivästä. Palkatonta karenssipäivää ei ole kuten Ruotsissa
• Kela ei korvaa sinulle ensimmäistä kymmentä arkipäivää. Sen omavastuuaika on täsmälleen yhtä pitkä, eikä siltä ajalta makseta etuutta lainkaan. Korvaus tulee kyseeseen vasta työehtosopimuksen pidentämältä jaksolta — ja silloinkin vain jos työsuhteen ehdoissa on sovittu etuuden maksamisesta sinulle eikä työntekijälle
• Laki edellyttää vain luotettavaa selvitystä työkyvyttömyydestä pyydettäessä. Se ei määrittele todistuksen tyyppiä, päivien määrää eikä “lääkäriä neljännestä päivästä”. Omailmoitus on ohje- tai sopimusvalinta, ei lakisääteinen oikeus
• Monet työehtosopimukset pidentävät työnantajan velvollisuutta huomattavasti, työsuhteen keston mukaan porrastettuna
• Jos sama sairaus uusiutuu 30 päivän kuluessa, Kelan omavastuuaika on yksi päivä kymmenen sijaan. Eri sairaus aloittaa täyden omavastuuajan

Huomaa, että sairausvakuutuslain arkipäivämääritelmä on laajempi kuin vuosilomalain — se sulkee pois vain sunnuntait, kirkolliset juhlapäivät ja arkipyhät. Luvut eivät ole vaihdettavissa keskenään. Yksityiskohdat oppaassa Sairausajan palkka Suomessa.

Mitä työaikakirjanpito edellyttää?

Sinun on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset työntekijäkohtaisesti — työaikalain (872/2019) mukaan. Poikkeusta ei ole toimihenkilöille eikä palkkatason perusteella.

Kirjanpidosta on käytävä ilmi jompikumpi:

• säännöllinen työaika sekä lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä maksetut korvaukset, tai
• kaikki tehdyt työtunnit sekä erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit korotusosineen

Alkamis- ja päättymisajat ovat erillinen velvoite: ne kuuluvat työvuoroluetteloon, joka on laadittava jokaiselle työpaikalle ja annettava kirjallisesti viimeistään viikkoa ennen jakson alkua.

Työntekijällä on pyynnöstä oikeus kirjalliseen selvitykseen omista merkinnöistään. Työsuojeluviranomainen ja luottamusmies voivat pyytää jäljennökset kirjanpidosta, tasoittumissuunnitelmasta ja työvuoroluettelosta. Säilytä kirjanpito kanneajan päättymiseen asti — käytännössä vähintään kaksi vuotta kuluvan kalenterivuoden päättymisen jälkeen.

Lakisääteinen säännöllinen työaika on 8 tuntia päivässä ja 40 tuntia viikossa, joskin monissa työehtosopimuksissa viikko on lyhyempi. Liukuva työaika on sallittu ja yleinen, mutta saldorajat ovat lakisääteiset (+60 / −20 tuntia neljän kuukauden seurantajakson lopussa) ja sekin edellyttää seurantaa.

Slack-viestien aikaleimoihin tai epämuodolliseen itseraportointiin nojaaminen ei ole kirjanpitoa. Palkkariidassa tai tarkastuksessa kirjausten puuttuminen luetaan sinun vahingoksesi. Käy viime jakson kirjanpito läpi ja tarkista, että siitä käyvät ilmi sekä työtunnit että työvuoroluettelo ennen seuraavaa palkanmaksua.

Mitä perhevapaista pitää tietää?

Annat perhevapaata 320 arkipäivän vanhempainrahapoolista lasta kohti, joka jakautuu tasan kummallekin vanhemmalle, sekä erillisenä raskausvapaana — Kela maksaa etuuden suoraan, eikä sinulla ole lakisääteistä velvollisuutta jatkaa palkanmaksua sen ajalta. Perhevapaajärjestelmä uudistettiin vuonna 2022, ja äitiys- ja isyysvapaan tilalle tuli tämä yhtenäinen, tasan jaettu järjestelmä.

Perusasiat:

• Vanhempainrahaa yhteensä: 320 arkipäivää lasta kohti
• Kummallekin vanhemmalle: 160 arkipäivää, kun lapsella on kaksi vanhempaa
• Raskausraha: lisäksi 40 arkipäivää raskaana olevalle, 320:n päälle
• Monikkoraskaus tai samanaikainen adoptio: +84 arkipäivää lasta kohti
• Siirrettävissä: enintään 63 arkipäivää omasta kiintiöstä toiselle vanhemmalle, lapsen muulle huoltajalle, omalle puolisolle tai toisen vanhemman puolisolle

Raskausvapaa alkaa 30 arkipäivää ennen laskettua synnytysaikaa. Myöhentämisestä voi sopia, mutta vapaan on alettava viimeistään 14 arkipäivää ennen laskettua aikaa.

Vanhempainvapaan voi pitää enintään neljässä jaksossa, joiden on oltava vähintään 12 arkipäivän pituisia, ja päivät säilyvät kunnes lapsi täyttää kaksi vuotta. Kela maksaa etuuden suoraan; työnantajalla ei ole lakisääteistä velvollisuutta maksaa palkkaa vapaan ajalta, joskin monissa työehtosopimuksissa on täydennys.

Vuosilomaa kertyy perhevapaalta vain kattoon asti — 160 raskaus- ja vanhempainvapaapäivään syntymää tai adoptiota kohti raskausvapaaseen oikeutetulle vanhemmalle ja vastaavasti 160 toiselle vanhemmalle. Sen jälkeen poissaolo ei enää kerrytä lomaa, ja juuri tässä pitkät poissaolot menevät useimmin pieleen. Yksityiskohdat oppaassa Perhevapaat Suomessa.

Työntekijää ei saa irtisanoa sillä perusteella, että hän on raskaana tai käyttää oikeuttaan raskaus- tai vanhempainvapaaseen. Merkitse kalenteriin päivä, jolloin kunkin työntekijän vapaa ylittää 160 päivän katon, jotta palkanlaskenta lakkaa kerryttämästä vuosilomaa sen jälkeen.

Mitkä velvoitteet alkavat henkilöstömäärän kasvaessa?

30 työntekijän sääntö kannattaa esittää täsmällisesti, koska kaksi eri suunnitelmaa menee usein sekaisin. Kun työnantajan palveluksessa on säännöllisesti vähintään 30 työntekijää, työpaikalla on oltava suunnitelma yhdenvertaisuuden edistämiseksi tarvittavista toimista. Sille ei ole määrämuotoa, mutta sen on oltava todennettavissa ja tarkastettavissa, ja sen voi yhdistää muuhun suunnitelmaan — myös tasa-arvolain mukaiseen tasa-arvosuunnitelmaan, joka on erillinen velvoite. Kyse on kahdesta velvoitteesta, ei yhdestä.

Muutosneuvotteluvelvoitteet perustuvat yhteistoimintalakiin (1333/2021), ja ne alkavat laissa säädetystä henkilöstömäärästä. Tarkista soveltamisala ennen kuin suunnittelet uudelleenjärjestelyjä — menettely on eri asia kuin irtisanomisperusteet, jotka käsitellään oppaassa Irtisanominen ja työsuhteen päättäminen.

Työnantajan sivukulut ja niiden rajat ovat oppaassa Työntekijän kokonaiskustannus Suomessa.

Mitkä ovat tavallisimmat virheet?

1. Lauantaisäännön sivuuttaminen. Loman seuraaminen viiden päivän työviikkoina kuuden päivän arkipäivälaskennan sijaan aliarvioi järjestelmällisesti. Kymmenen lomapäivää pitänyt ei ole ollut kahta viikkoa poissa.

2. Kolmannen lakisääteisen portaan soveltaminen. Sellaista ei ole. Laissa on kaksi vauhtia, 2 ja 2,5 arkipäivää kuukaudessa. Kolmen päivän vauhti on työehtosopimuksen ehto — jos sovellat sitä, tiedä mistä sopimuksesta se tulee.

3. Kertymissäännön valinta osa-aikaisuuden perusteella. 14 päivän ja 35 tunnin säännöt valitaan sopimuksen mukaisesta työpäivien määrästä, ei siitä onko henkilö osa-aikainen. Tämä on lain väärinsovelletuin kohta.

4. Lomien seuraaminen kalenterivuoden mukaan. Lomanmääräytymisvuosi on 1.4.–31.3. Kalenterivuosiseuranta siirtää sekä 2/2,5 päivän että 9/11,5 prosentin rajan väärään kohtaan.

5. Oletus, että Kela korvaa ensimmäiset kymmenen arkipäivää. Ei korvaa — se on sen omavastuuaika. Korvaus koskee vain työehtosopimuksen pidennystä, ja vain jos työsuhteen ehdot ohjaavat etuuden sinulle.

6. Oletus teknologia-alan työehtosopimuksesta — tai siitä ettei mikään sido. Molemmat virheet ovat yleisiä. Tietotekniikan palveluala ei ole yleissitova; ICT-alan sopimukset ovat.

7. Vain ylityön kirjaaminen. Laki edellyttää tehdyt työtunnit ja maksetut korvaukset työntekijäkohtaisesti, ja työvuoroluettelo on vielä erillinen asiakirja.

Käy tämä lista läpi nykyistä lomapolitiikkaasi, palkanlaskentaasi ja työaikaseurantaasi vasten ennen seuraavaa palkanmaksua.

Suomen vuosilomalakia on vaikea saada oikein taulukkolaskennassa.

Taito.ai laskee vuosiloman kertymän jokaiselle työntekijälle ja pitää sen ajan tasalla automaattisesti.

Lähteet

• Vuosilomalaki 162/2005 (Finlex)
• Työaikalaki 872/2019 (Finlex)
• Työsopimuslaki 55/2001 (Finlex)
• Sairausvakuutuslaki 1224/2004 (Finlex)
• Laki yhteistoiminnasta yrityksissä 1333/2021 (Finlex)
• Työsuojeluhallinto — lomapäivien määrä
• Työsuojeluhallinto — yhdenvertaisuuden edistäminen
• Kela — sairauspäiväraha

Vastuuvapauslauseke

Taito.ai ei anna oikeudellista, vero- tai kirjanpitoneuvontaa. Tämä artikkeli on yleistä tietoa laista sellaisena kuin se oli edellä mainittuna päivänä, ei neuvo omaan tilanteeseesi eikä korvaa sellaista. Määrät ja rajat muuttuvat. Tarkista asia pätevältä neuvonantajalta ennen kuin toimit tämän tiedon perusteella.