Nederlands arbeidsrecht voor werkgevers: contract, ziekte, vakantie, arbeidstijd en ontslag

U bent hier waarschijnlijk omdat u iemand in Nederland in dienst heeft of dat op korte termijn gaat doen, en wilt weten wat dat concreet van u vraagt. Deze gids behandelt vijf onderwerpen die samen het grootste deel van uw maandelijkse verplichtingen bepalen: het contract, ziekte, vakantie, arbeidstijd en ontslag.

Begin bij het onderwerp dat nu speelt. Neemt u iemand aan, dan is het contract het startpunt. Is iemand ziek, dan tikt de klok van de poortwachtertoets al vanaf de eerste ziektedag door en is dat het dringendst. Loopt er een tijdelijk contract af, dan zijn de ketenregeling en de aanzegplicht de twee dingen die u nu moet nakijken.

Artikelen uit het Burgerlijk Wetboek worden hieronder geciteerd als boek:artikel, dus 7:668a BW betekent boek 7, artikel 668a. Dat is een vindplaats om op door te klikken, geen formule om te ontleden.

Eén waarschuwing vooraf over bedragen. Het wettelijk minimumloon en het maximumdagloon veranderen elk half jaar, op 1 januari en 1 juli. Bij elk bedrag hieronder staat daarom de periode waarop het slaat. Neemt u een getal over in uw eigen administratie, neem dan de datum mee.

Wat moet er in een Nederlandse arbeidsovereenkomst staan?

Een arbeidsovereenkomst hoeft niet schriftelijk te zijn om te bestaan, maar u moet de werknemer wel schriftelijk informeren over de kern van de afspraak: de belangrijkste gegevens binnen een week na de eerste werkdag, de rest binnen een maand.

Het punt waarop buitenlandse werkgevers in Nederland het vaakst verrast worden, is de ketenregeling. Een reeks tijdelijke contracten slaat automatisch om in een vast contract zodra u de vierde sluit of zodra de reeks 36 maanden overschrijdt. Er komt geen handtekening aan te pas en u kunt het achteraf niet repareren.

De aanzegplicht is de goedkoopste fout om te voorkomen en de meest gemaakte: vergeet u de brief, dan bent u een maandloon kwijt, ook als u het contract gewoon verlengt.

Zet de einddatum van elk tijdelijk contract nu in een agenda met een herinnering één maand daarvóór, en lees daarna de volledige uitleg in Arbeidsovereenkomst en ketenregeling.

Hoelang moet u het loon doorbetalen bij ziekte?

Twee jaar, tegen 70% van het loon. Dat percentage verandert niet tussen het eerste en het tweede jaar. Dit is de duurste verplichting in het Nederlandse arbeidsrecht en de reden dat ziekteverzuim hier anders weegt dan in vrijwel elk buurland.

Wat wél verandert na week 52 is de vloer onder die 70%. In het eerste jaar krijgt de werknemer ten minste het wettelijk minimumloon, ook als 70% daaronder uitkomt. In het tweede jaar vervalt die garantie.

Daarnaast loopt er een procedurele klok mee. De Wet verbetering poortwachter verplicht u tot een reeks stappen met eigen termijnen, en UWV toetst die aan het eind van de twee jaar. Doet u te weinig, dan kan UWV uw loondoorbetaling met maximaal 52 weken verlengen.

Let op één misverstand dat hardnekkig rondgaat: er bestaat geen wettelijke termijn in week 52 waarop het tweede spoor moet starten. Die verplichting volgt uit de eerstejaarsevaluatie en uit uw algemene re-integratieplicht, en UWV hanteert in zijn eigen beoordelingskader een uiterste termijn van zes weken na die evaluatie.

Zet vandaag de datum van de eerste ziektedag van elke langdurig zieke werknemer af tegen de weekgrenzen hierboven, en lees de volledige stappenreeks in Loondoorbetaling bij ziekte.

Hoeveel vakantie en vakantiegeld bouwt een werknemer op?

Vier keer de overeengekomen weekarbeidsduur per jaar. Bij een vijfdaagse werkweek zijn dat 20 vakantiedagen; bij een driedaagse week twaalf. Daar bovenop komt de vakantiebijslag van ten minste 8% van het jaarloon.

De valkuil zit niet in de opbouw maar in het vervallen. Wettelijke dagen vervallen zes maanden na het jaar waarin ze zijn opgebouwd, bovenwettelijke dagen pas na vijf jaar: twee klokken die naast elkaar lopen in dezelfde saldoregel. En die korte vervaltermijn geldt alleen als u de werknemer tijdig hebt gewaarschuwd dat de dagen zouden vervallen. Heeft u dat niet gedaan, dan blijven de dagen staan, hoe netjes uw administratie verder ook is.

Controleer voordat het jaar afloopt welke wettelijke dagen binnen zes maanden vervallen, en of u die werknemers aantoonbaar hebt gewaarschuwd. De volledige uitleg, inclusief het verlof uit de Wet arbeid en zorg, staat in Vakantiedagen en vakantiegeld.

Welke grenzen gelden voor arbeidstijd?

Twaalf uur per dienst en 60 uur per week zijn hard. Daarnaast gelden twee gemiddelden, en daarvan is er maar één die een cao mag oprekken.

De bepaling waarop in de praktijk de meeste boetes vallen is niet een urengrens maar de registratieplicht: u moet kunnen laten zien wat mensen hebben gewerkt en gerust, en die administratie 52 weken bewaren.

Twee dingen die vaak verkeerd worden aangenomen: er is in Nederland geen wettelijke overwerktoeslag (dat regelt uw cao of het contract) en er bestaat geen aparte arbeidstijdregeling voor werknemers van 55 jaar en ouder.

Reken één keer per kwartaal het vierwekengemiddelde na van de mensen die het meest zijn ingeroosterd, en lees de volledige regeling in Arbeidstijden: de werkgeversgids.

Hoe beëindigt u een arbeidsovereenkomst?

Alleen op een van de negen wettelijke gronden, en pas nadat u hebt gekeken of herplaatsing mogelijk is. Dit is het punt waarop het mentale model uit veel andere landen misgaat: in Nederland vervangt geen enkel bedrag een ontbrekende grond.

Welke route u volgt, hangt af van de grond. Bedrijfseconomisch ontslag en ontslag na twee jaar ziekte lopen via een ontslagvergunning van UWV. De persoonsgebonden gronden lopen via de kantonrechter. In de praktijk eindigt het merendeel van de dienstverbanden met een vaststellingsovereenkomst, en daarbij geldt een bedenktijd waarin de werknemer zonder opgaaf van reden kan terugkomen op zijn handtekening.

Over doorlooptijden: UWV publiceert geen termijn voor het verlenen van een ontslagvergunning. Cijfers die u daarover in omloop ziet, komen niet van UWV. Plan er niet op.

Leg de datum van indiensttreding van iedereen vast op één plek voordat u een ontslagtraject begint: die ene datum bepaalt zowel de opzegtermijn als de transitievergoeding. De volledige route staat in Ontslag: de werkgeversgids.

Hoe Taito.ai hierbij helpt

De meeste verplichtingen hierboven zijn geen juridische vraagstukken maar administratieve: een einddatum die een maand vooraf een herinnering nodig heeft, een ziektedag waar week 6, week 8 en week 52 uit volgen, twee vervalklokken op één verlofsaldo, en één datum van indiensttreding die zowel de opzegtermijn als de transitievergoeding bepaalt.

Taito.ai is een people operations system dat die data op één plek houdt: verlofsaldi met hun eigen vervaltermijn, arbeidstijdregistratie die u kunt overleggen, en contractdata met de termijnen die eraan hangen. Niet om het arbeidsrecht voor u uit te leggen, maar om te voorkomen dat u een termijn mist die u allang kende.